ビジネスマナーの基本知識

冠婚葬祭の時のお祝いと香典の金額は？

冠婚葬祭も、ビジネスマナーのひとつに含まれます。
というのも、会社の同僚、先輩、上司、あるいはビジネス先の相手方の結婚式に招待されたり、あるいは葬式に出席したりする事があるからです。
こういった場合は、ビジネスマナーとしていくつかのマナーをこなしていく必要があります。

そこで最も頭を悩ませるのは、結婚式のお祝いと葬式の香典です。
一体いくら入れれば良いのかわからない、という人が多いのではないでしょうか。
先輩や上司に聞けば大体の相場はわかりますが、そうすると若干高めの金額をいわれてしまう可能性も否定できません。
できれば相場きっちりで抑えたいという人は、おおよその相場を知っておいた方が良いでしょう。

まず、結婚式のお祝いですが、友人として出席する場合は2万円程度が相場です。
かなり親しくしてもらっている相手ならば、3万円ほどでも良いでしょう。
直接の上司の子供さんの結婚式などは、もう少し高めでもいいかも知れません。
尚、欠席する場合は出席する場合の半分くらいの額が相場です。

香典に関しては、同僚、先輩、あるいは上司の場合は5千円〜1万円程度が相場です。
あまり高い金額を包む必要はありません。
それよりも、相手方の家族への対応をしっかりとしましょう。
葬式の場合は、亡くなった方によっては自分自身が冷静ではいられないという事もあります。
それでも、その方の最期をしっかりと見守ってあげるよう、冷静に務めましょう。
これはビジネスマナーではなく、人としての使命です。

無事アポイントを取って、いざ訪問という場合、当然ですが訪問時にもビジネスマナーが多数存在しています。
まず、身だしなみに問題がないかをしっかりチェックし、乱れがないかを確認しましょう。
そして、約束の大体10分前くらいに該当場所を訪れます。
この時間は結構大事で、遅れるのは当然問題外ですが、早すぎてもダメです。
相手にもスケジュールがあるのですから、あまり早いと焦らせてしまう事に繋がります。
10分前なら、失礼には当たらない範囲です。

ある程度の規模の会社の場合は受付があるので、そこにまず足を運び、取り次ぐ相手の名前を言って取り次いでもらいましょう。
受付の方に対しても、礼儀正しく接するのがビジネスマナーです。
部屋に通されたら、室内に入る前にコート類は脱いでおきましょう。
会社に入る前に脱いでも構いません。

面談、商談に関わらず、応接室に通された場合は、カバンはテーブルに置かないようにしましょう。
必ず床か膝の上です。
これも重要なビジネスマナーですね。

そして、最も重要なのは相手方とのお話です。
初めて会う場合は名刺交換から入り、お互いの事に関して雑談混じりに聞いていく感じになります。
本題に入るのはそれからですね。
顔見知りの場合は、それぞれの趣味など、少し雑談してから商談に入る、といった形になるでしょう。
いずれにしても、いきなり本題という事はあまりありません。
ただし、相手に時間的な余裕がない場合は、本題から入る方が良いでしょう。
これは、事前のアポイントの時点で大体わかるので、決めておきましょう。

重要なのは、相手の話に対して真摯に耳を傾けているというアピールです。
時に質問し、時に相槌を打ち、時に共感し、時に復唱する。
こういった行為を絶え間なく行う事で、会話は潤滑に進んでいくでしょう。

乗り物の席次

ビジネスマナーにおいて、席次というのは非常に重要です。
基本的には、既に上司であったり上位の方々は自分の席をわかっていたりするので、特に問題はないでしょう。
しかし、それを知らない場合、誤って本来身分が上の人の席に座ったり、足をかけてしまったりするという失態を犯してしまう可能性がありますよね。
それは当然ビジネスマナーを著しく違反している事になります。
こういったミスがないよう、入社前からでも席次については把握しておきましょう。

席次において、特に難しいのは乗り物です。
乗り物の場合、先に下の者が乗ることが多いため、間違えてしまう可能性が高いのです。
そうならないよう、しっかりビジネスマナーの一環として覚えておきましょう。

まずタクシーの場合、上座は運転席の真後ろの後部座席です。
次に、助手席の真後ろ、後部座席の真ん中、そして助手席という順番になります。
これが乗用車だと、助手席が上座となります。
この違いには注意しましょう。

次に電車ですが、原則として窓側が上座です。
向かい合わせで座る場合は、進行方向に顔が向く方の席が上座となります。
その為、一番偉い人は進行方向に顔を向けるほうの窓側、次はその対面の席という事になります。

そして、エレベーターでは、後方の中央が上座です。
次に操作パネルから一番遠い隅、パネルのない方のドア側、パネルの前の順番となります。
これは、人が多くなった場合により快適にいられる場所を上座にするという考えの下に設定された順番です。

こういった席次は、必ず遵守すべきではありますが、お客様、上位の方が自分の好きな席があるという場合は別です。
そちらの方を優先しましょう。

席次とは？

ビジネスマナーに関しては、近年よくテレビ番組で問題として出されたりしています。
問題になるくらい、あまり知られていないという事もいえます。
それくらい、近年はビジネスマナーというものに対してあまり知識がない人が多いともいえますし、テレビの視聴に耐え得るくらい関心度が高いともいえます。
いずれにしても、ビジネスマナーというものをしっかりと身につける事はとても重要です。

そんな中、特にテレビのクイズなどで問題となるのが、席次についてです。
席次とは、簡単に言えば席順です。
もちろん、それは地位や身分によって決まります。
また、お客様に対してのおもてなしという意味でも、非常に重要です。
様々な状況下でこの席次というのは必要となってくるので、最低限「応接室」「応接スペース」「会議室」「タクシー」「電車」「エレベーター」くらいは覚えておいた方が良いでしょう。

まず応接室ですが、背もたれと肘かけがある長い椅子が上座で、次に背もたれのある椅子、ない椅子という順になります。
席次としては、出入り口に遠い方から上座となります。
応接スペースの場合は、デスクから遠い方の席、そして出入口から遠い方の位置を上座とします。

会議室の場合も、出入り口から遠い方が上座です。
ただ、応接室とは違い、ひとつの椅長椅子に座るというわけではないので、出入り口から遠い順に上座が並ぶのが原則ですね。
つまり、一番偉い人は一番遠い席、次に偉い人はその隣ではなく対面という事になります。

お茶出しは意外と大変？

新人OLの基本的なお仕事として、昔はお茶出しが挙げられていました。
今でもその風潮はさほど変化はなく、お茶を出す頻度は変わっていません。
男女平等という観点からいうと、議論の余地はあると思いますが、現時点においては女性の社会人にとってお茶出しは主要なお仕事といえます。

では、このお茶出しはどういった点が重要といえるでしょう。
まず、大事なのは自分の所属している部署の人たちの好みをいち早く覚える事です。
お茶が好きな部長にコーヒーを出せば、嫌な顔のひとつもされますし、文句をいわれるのも仕方のないところです。
また、甘いのが苦手な人に砂糖大さじ3杯入れようものなら、それは嫌がらせと受け取られかねません。
どの先輩がどの種類の飲み物をどんな味で欲しているかというのをいち早く把握するのが、一番大事なことといえます。
そのためには、先輩に聞くのが一番でしょう。
本人に直接聞いているとかなり時間もかかりますので、経験者に聞いてメモしておきましょう。
それができない状況の場合は、まず無難にお茶を出して、そのときに聞いていくと良いでしょう。

基本的に、出す飲み物は、煎茶、コーヒー、紅茶のどれかです。
お茶に関しては玉露やほうじ茶もあります。
また、コーヒー、紅茶に関してはアイスかホットかの違いもあります。
夏だからアイス、冬だからホット、というわけにはいきません。
それぞれに好みがあり、季節に関係なく冷たいのがいい、という人もいますし、その逆パターンもあります。
同じホットでも、熱すぎるくらいがいいという人もいますし、ぬるい方がいい人もいます。
温度に関しても好みを聞いておきましょう。

こういったお茶出しは、ビジネスマナーの基本のひとつです。
お茶そのものというよりも、気配りという点でのビジネスマナーですね。
お茶出しをこなせれば、社会人としてのビジネスマナーはしっかり身についているといえるでしょう。

ビジネス文書の種類

ビジネス文書には、様々な種類があります。
それらはしっかりと違いを把握しておかないと、ビジネスマナー違反というだけでは済まなくなる可能性すらあります。
全てをしっかり認識し、それぞれの特徴と仕様をつかんでおきましょう。

まず、ビジネス文書には社内文章と社外文章があります。
社内文書は、「計画書」「報告書」「通達」「稟議書」「議事録」などといった、社内の情報を記録する文書です。
社外文書は、「請求書」「注文書」「見積書」「通知書」「礼状」「挨拶状」などといった、社外に対して出す文書です。

社内文書に関しては、それぞれの書類に関してフォーマット、すなわち定型文が存在しています。
よって、それをパソコンに全て取り込んでおけば、特に問題はないでしょう。
時候の挨拶などは不要です。
基本的には事務的な文章で問題ないので、あまり余計な物は付け加えなくても構いません。
日付をしっかり正確に書くのと、内容を間違わない事を注意するだけです。

一方の社外文書に関しては、前文と末文の挨拶、言葉遣いなど、非常に気を使います。
挨拶に関しては、いくつかのフォーマットがあるので、その中から現在の時節に合ったもの、相手方に合わせたものをチョイスするという形になります。
また、これはビジネス文書全般にいえますが、横書きが原則です。
宛名はまず社名を書き、次に役職名、担当者指名、と書いていきましょう。
結構迷うのが、最後につける文字ですね。
役職名のある宛名の場合は「殿」、個人名に対しては「様」会社及び部署の場合は「御中」が基本です。

こういったビジネスマナーは、社会人になってすぐに身につける必要があります。
一年生だからまだビジネスマナーをよく知らないでは通らない問題です。
フォーマットが確立されているので、難しい事はありません。
しっかりビジネスマナーの基本を覚えていきましょう。

ビジネス文書の基本は堅く、丁寧

会社に勤めていると、必ず必要となってくるのがビジネス文書の作成です。
ビジネス文書というのは、簡単に言えば、仕事で使用する書類ですね。
当然、社内でのみ使用する文章と、社外に対して送付、発信する文章では全く異なってきます。

近年では、メールによるやり取りが増えてきているので、メールでのビジネス文書作成というのも、スキルとして必要になってきています。
とはいえ、それほどの違いはないので、基本的には髪の書類を作成するノウハウから覚えていきましょう。

ビジネス文書というのは、マナー遵守が絶対です。
会話では、マナーを違反した言動であっても、その場ですぐ謝罪できますし、瞬発的な失敗は誰にでもある事なので、問題になる事は少ないでしょう。
しかし文章化した書類の失敗は、後々面倒になりかねません。
修正するだけでも結構面倒な手順を踏む事もあります。
その為、ビジネス文書においてはマナー違反がないかをくまなくチェックする事が必要となってきます。

そんなビジネス文書というのは、基本的には堅い文章、丁寧な文章が使用されます。
ほぼテンプレート化しているので、それを覚え、そこにケースバイケースの言葉を足していくというのが基本です。
その為、実はあまり難しくはありません。
身構える必要はないので、焦らずゆっくり覚えていきましょう。

ビジネス文書で重要なのは、日付がちゃんと明記されているかどうかという点です。
あらゆる記録物は、日付をつける必要があります。
後々の整理の際に混乱しないよう、必ずチェックしましょう。

携帯電話はビジネスパートナー

ビジネスマナーには悪影響ばかりを及ぼしていると思われがちな携帯電話ですが、実際問題として、現代社会のビジネスは携帯電話抜きには語れないというくらい、携帯依存の時代を迎えています。
仕事をしていて携帯を持っていないという人はかなり稀なくらいです。
実際、携帯は今や小型パソコンともいえるくらい、充実した機能を備えています。
仕事の際には重宝する事になるので、手放す事はできないでしょう。

携帯電話の中でも、近年特に仕事に活用されている機能は、やはりメールでしょうか。
携帯で話す場合、相手が電話に出られる状態かどうかはわかりませんね。
その為、日中はどうしても気を使ってしまいます。
会議中の相手に電話してその着信音で会議がストップした場合、当然それは電源を切っていなかった着信側の責任ではありますが、かけた側としてもあまりいい気はしません。
しかしメールの場合、ほとんどの人は音がならない設定にしているので、電源を切り忘れていても最悪バイブ音だけで、全体には聞こえないということで最悪のケースは免れます。
また、会議以外で電話に出られない状況の場合（運転中など）、メールであれば焦る事もなく、後々対応できます。
このため、最近ではビジネスのお話であってもメールを希望する人が増えています。

そうなってくると、ビジネスマナーの観点から、ビジネスメールに関するマナーが必要となってきます。
とはいえ、文章にする場合、会話ほどハードルは高くありません。
見直しもできますし、インターネットを使って定型文を見ることもできます。
そういう意味では、メールの方が双方とも楽というケースが多いですね。

ただし、初めて交渉する相手や接する相手にメールから入るというのは、いささか問題があります。
マナーの点から言っても、最初は電話で会話し、相手がメールを所望する場合にのみ行うというのが正しいメールの使用法といえるでしょう。

携帯電話の扱いに注意

近年のビジネス界において、最もビジネスマナーに悪影響を及ぼしているのが、携帯電話であることは間違いないでしょう。
携帯電話は、ビジネス業界に大きな恩恵をもたらしました。
情報化社会、情報高速化の時代において、携帯電話ほど重宝されるものはありません。
これによって、営業をはじめ、様々な仕事は効率をアップさせる事に成功しました。

しかし同時に、携帯電話の普及以降、あらゆる面で日本人はマナーというものを軽視するようになったのも事実です。
携帯電話をいつどこででもいじる人が増え、結果的には若者だけでなく年配者まで時間を忘れて携帯を眺めるというような光景が目にされるようになりました。
携帯電話は、マナーを著しく低下させる道具という面も持っています。

そんな携帯電話ですが、特にマナー違反が著しいのは、会議中の呼び出し音です。
このパターンは一番多いミスです。
マナーモードでも、バイブ音でその場が一瞬止まります。
必ず会議中、打ち合わせ中は電源を切っておく事が必要です。
当然これは、他の会社の訪問時や電車内でも同じことが言えます。

ですが、電車に関しては、守らない人がほとんどです。
電車の中では携帯電話の音、電話に出て話す人の声が常にしているというくらいです。
これはビジネスマナーじゃなくて日常のマナーとも言えますが、携帯電話の扱いに関してはもう少し国をあげて指導すべきかもしれません。
それこそ学校で時間をとり、道徳教育の一環として教えていけば、改善されていくのではないかと思います。
ビジネスマナーは日常のマナーが土台にあって成り立っていますから、必ずビジネスマナーにもいい影響を与えるはずです。

こちらから電話をかける時の注意点

電話を受けるのは、比較的簡単です。
ビジネスマナーにおいても基本中の基本ですから、クレームなど特殊な対応を除けば、すぐに慣れることができるでしょう。
問題は、電話をかける事になった場合です。
日常生活の中では、電話を受けるのもかけるのもそれほど差はないかもしれません。
せいぜい、これから口説こうと考えている異性にかける時に緊張する程度でしょう。
しかし、ビジネスの世界だとそうはいきません。
こちらからかける場合は、受ける場合とはまた違ったビジネスマナーが必要となります。

電話をかける際のマナーとしては、まず初めてかけるところの場合、「はじめまして」を、二度目以降は「お世話になっております」を最初に一言添えることが大事です。
この一言があるかないかは大きな違いと言えます。
次に、会社名、自分の名前を告げます。
その後、用のある相手に取り次いでもらうように頼みます。
これで第一段階はクリアです。

次は、取次ぎ相手に変わった際の対応です。
まず挨拶をし、今電話できる状態かを確認しましょう。
携帯電話ほどではないですが、たとえ電話に対応していても、短時間しか話せない場合もあるので、この確認も重要です。

しばらく話しても大丈夫のようなら、用件を話します。
短時間しか出られない状態なら、特にシンプルに用件の概要のみを伝えておきましょう。

用件を伝え終わったら、後は失礼のないよう挨拶して切るだけです。
ですが、受話器の置き方も注意が必要です。
ゆっくりと、丁寧に置きましょう。